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Solicitud de Historia Clínica

REQUISITOS PARA SOLICITAR COPIA DE HISTORIA CLÍNICA

Para la solicitud de copia de la historia clínica es importante cumplir con las siguientes condiciones, de acuerdo a la normatividad vigente en Colombia en cuanto a la protección y confidencialidad de la información del paciente, de acuerdo a la Ley 23 de 1981 (Art. 34), La ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012– Resolución 1995 de 1999 (Art. 1), “la Historia Clínica es un documento privado, sometido a reserva, que sólo puede ser conocido por terceros, previa autorización del paciente o en casos previstos por la Ley”, Circular externa número 000008 de 4 sep. 2018, por la cual se hacen adiciones, eliminaciones y modificaciones a la circular 047 de 2007, numeral 3.3.2 copias de historias clínicas o de exámenes que se requieran para una consulta o urgente.

Así mismo según la Sentencia T-182/09 – Corte Constitucional: “para pacientes fallecidos, así como del que no se encuentre en condiciones de autorizar a sus familiares por su estado de salud mental o físico, la historia clínica sólo puede ser conocida por el grupo familiar de primer grado de consanguinidad, cumpliendo con los requisitos establecidos por la ley”.

¿CÓMO SOLICITAR COPIA DE LA HISTORIA CLÍNICA?

  • Personalmente: Documento de identificación original, no se acepta fotocopia.
  • Por Correo electrónico: Adjuntar documento de identificación y carta de solicitud firmada, al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

  1. Solicitud de historia clínica por un tercero autorizado
    • Copia del documento de identificación del paciente.
    • Copia del documento de identificación original de la persona autorizada.
    • Carta de autorización con los nombres y apellidos completos, firma y huella del paciente, especificando la fecha de atención que requiere.
    • Aplica para las personas privadas de la libertad.
  2. Solicitud de historia clínica, de un paciente menor de edad realizada por el padre o la madre
    • Presentar el documento de identificación del menor.
    • Copia del documento que lo acredite como padre, madre o representante legal (registro civil de nacimiento o documento que lo acredite como representante legal).
  3. Solicitud de historia clínica de un tercero autorizado por los padres o representante legal del menor de edad.
    • Carta de autorización a tercero firmada y con huella, por los padres o representante legal.
    • Copia del documento de identificación del menor.
    • Copia de documentos de identificación de los padres o representante legal.
    • Copia del documento de identificación del autorizado.
  4. Solicitud de historia clínica, para el paciente fallecido (Exclusivamente familiar en primer grado de consanguinidad)
    • Carta de solicitud firmada donde exprese las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.
    • Presentar el documento que demuestre la relación de parentesco con el paciente fallecido (copia registro civil de nacimiento, matrimonio o el documento de extrajuicio no mayor a tres meses su expedición).
    • Copia del registro civil de defunción.
    • Copia del documento de identificación del solicitante.
    • En caso de NO existir familiar en primer grado de consanguinidad, la historia clínica se entregara únicamente presentando una notificación legal (juzgados – fiscalía) y/o Entidades Prestadora de Salud.
  5. Solicitud de historia clínica si es familiar (exclusivamente familiar en primer grado de consanguinidad) de un paciente en estado de incapacidad y mayor de edad (inconsciente, con incapacidad mental o física)
    • Carta de solicitud firmada donde exprese las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.
    • Copia del certificado médico que evidencie el estado de salud físico o mental del paciente.
    • Copia de la cédula de ciudadanía del paciente.
    • Copia de la cédula de ciudadanía del solicitante.

¿Qué canales hay dispuestos para solicitar la copia de historia clínica?

  • De manera presencial en la oficina de Gestión Documental del Hospital Universitario Clínica San Rafael, ubicada en la carrera 8 No. 17-45 sur.
  • Solicitud por correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , debe anexar los requisitos correspondientes debidamente diligenciados y con firmas escaneadas. La autorización de envío por correo electrónico se debe enviar cada vez que realice una solicitud por este medio, especificando el correo donde se debe despachar la solicitud.

¿En cuánto tiempo y cómo recibirá la copia de la historia clínica?

  • Si realizó la solicitud personalmente o por medio de autorización escrita, la copia de la historia clínica impresa o en CD se entregará el mismo día.
  • Si la copia de historia clínica corresponde a atenciones antes del año 2008 será entregada en un periodo de tiempo de 5 días una vez radicada la solicitud.
  • Si la solicitud se realizó por correo electrónico, dentro de las 24 horas siguientes, recibirá una respuesta por parte del personal encargado a través del mismo correo solicitado.

Atención al paciente y su familia

Oficina de Gestión Documental

Horarios de atención

  • Lunes a Viernes en jornada continua: 7:00 a.m. a 4:00 p.m.
  • Dirección: Cra. 8 N° 17-45 sur
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